«Время не любит, когда его тратят впустую». (Генри Форд)
Не всем нравится жить по расписанию, но умение управлять временем — это решающий фактор, который предопределяет успех или неудачу. Что отличает богатых людей от бедных? Среди вариантов ответа есть такой: богатые увеличивали свое состояние быстрее, чем другие, потому что эффективность зарабатывания денег у них выше.
Каринэ БУШИЛА
Значение времени
Еще в XIX в. итальянским экономистом Парето был открыт принцип 80:20, смысл которого заключается в том, что 20% населения обеспечивают 80% национального дохода страны. Доказательством тому послужили статистические данные. Второе название принципа — Закон Парето, который гласит:
■ 80% работы выполняется за 20% рабочего времени;
■ 20% работы обеспечивают 80% конечного результата;
■ 20% менеджеров делают 80% всей работы.
Получается, что только 20% времени посвящено действительно важным делам, а 80% уходит на решение маловажных и незначительных вопросов.
Лотар Зайверт профессор, руководитель Института стратегии использования времени (г. Гейдельберг, Германия), пришел к такому выводу:
- из 100 менеджеров 1 имеет достаточно времени;
- 10 менеджерам требуется на 10% больше времени;
- 40 менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
- остальным не хватает 50% времени.
Время — это наше богатство. В сутках 24 часа, в неделе — 168, в месяце — 744 часов. Как правильно им распорядиться? Все очень просто: необходимо расходовать время рационально. Надо научиться управлять им, и первый шаг в этом деле — узнать, что для вас важно, чтобы тратить свои часы и минуты только на приоритеты. А в этом может помочь только планирование.
Цель + план = успех
«В потоке информации, дел и встреч у нас нет возможности уследить за тем, что происходит вокруг. Но для того, чтобы добиться успеха, нам надо учиться умещать все события в определенные рамки и с пользой использовать каждую минуту, то есть нужно составлять план», — говорит Татьяна Шаповалова, бизнес-тренер, руководитель Центра имиджа и консалтинга.
Планирование — это такой вид деятельности, который связан с постановкой задач, целей и действий на ближайшее будущее. «Планирование — это составление списка дел, которые приведут нас к результату. Фактически это мостик из того места, где мы находимся, в то место, куда мы в будущем хотим попасть. Есть цель — будет и план», — подчеркивает Татьяна Шаповалова.
Аналогичное мнение высказывает и эксперт в области управления временем, «отец» российского тайм-менеджмента Глеб Архангельский: «Не нужны никакие стартовые условия, никакие природные или иные ресурсы, чтобы достигать высот. Нужно лишь осознать свои цели и засучить рукава для упорного, тяжелого, планомерного и организованного труда».
Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART — от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound — конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные ко времени.
Планирование
О неоспоримых преимуществах планирования говорит Глеб Архангельский: «Человек устроен так, что сама фиксация количественного показателя уже подталкивает к действиям в нужном направлении».
«Один из парадоксов планирования заключается в том, что как только мы сосредотачиваем внимание на времени, его становится больше. Если мы будем наблюдать за временем 24 часа, то поймем, что у нас его много. Именно концентрация на времени позволяет сделать так, чтобы его стало больше», — объясняет Татьяна Шаповалова.
Специалисты в области планирования и управления временем вывели формулу: 50:10. Суть ее сводится к следующему: если 10% времени, необходимого на осуществление дела, вы расходуете на планирование его выполнения, то сможете сделать это дело на 50% быстрее.
Если конкретные цели у вас уже намечены, приступайте к разработке плана. Прежде всего, определите главные цели. После этого разбейте их на ряд более мелких целей и распределите их по времени.
В деловой жизни себя оправдали следующие плановые периоды: на 3–5 и более лет (долгосрочные цели) и на 1–3 года (среднесрочные цели). Текущие цели включаются в недельные, декадные и планы на месяц.
Текущее (годовое) планирование рассчитано на 1 год и совпадает с принятой длительностью финансового периода, определяющего систему нормативной финансовой деятельности предприятия (отношения с бюджетом, налоговыми службами, пенсионным фондом и др.). Оно охватывает все направления и этапы деятельности. Самое подходящее время для составления годового плана — конец уходящего года (самое позднее — в начале следующего). В план включайте только рабочие дни, поскольку большая часть вашего рабочего времени уходит на рутинную работу, совещания, командировки и т.п. При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы.
Инструментом контроля выполнения годового плана служит квартальный план. В течение года через равные промежутки времени вы можете обдумать события истекшего периода и произвести промежуточный контроль — внести изменения или перенести сроки. В конце каждого квартала целесообразно установить ориентиры на ближайшие 3 месяца и определить, какие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие — перенести, а какие добавить.
Элементы стратегии
Основными элементами стратегии управления временем являются:
а) анализ реальной ситуации с использованием времени и временных потерь;
б) планирование использования времени;
в) реализация плана;
г) организация контроля, учета, анализа, оперативного корректирования хода выполнения планов.
Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с точки зрения достижения оптимальных результатов. Получение запланированных результатов работы в оптимальном временном режиме — главная цель процесса управления временем. Ибо, что бы мы ни говорили, без достойных результатов вся наша работа превращается в бессмысленный набор действий.
Оформить на отдельном фоне с фото Лотара Зайверта и его досье
Золотые правила Лотара Зайверта
Правила планирования времени, разработанные Лотаром Зайвертом специально для руководителей предприятий:
1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.
Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо;
2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте не приемные часы.
Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Значит, необходимо установить личные не приемные часы. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности;
3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.
Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Лучше встречу назначать на 11 часов утра, тогда она непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т.п.;
4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.
Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей — это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится место № 1;
5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето).
Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое;
6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.
Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций, оказывающих различные услуги. В современных условиях на рынке услуг предлагается любая квалифицированная помощь. Затраты на использование платных услуг «на стороне» будут в любом случае меньше, чем затраты работодателя на содержание дополнительного штатного сотрудника;
7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»).
Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день, отводя на эту работу примерно по 2 часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач;
8. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).
Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома либо на рабочем месте, непосредственно перед началом рабочего дня, успевают выполнить то или иное важное для них дело либо, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается;
9. Учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.
Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности.
Лотар Зайвер считается ведущим экспертом по тайм-менеджменту в Германии и Европе. Стал знаменитым благодаря работам «Больше времени для существенного», «Если спешишь — не торопись», «Принцип бумеранга: больше времени для счастья» и «Стратегия медведя: сила в спокойствии». Его книги переведены на 30 языков и проданы тиражом более 30 млн экземпляров
Глеб Архангельский — генеральный директор компании «Организация времени», автор книг по тайм-менеджменту, среди которых «Организация времени» и «Тайм-драйв»
СОВЕТЫ
Существует несколько стратегий управления временем, которые выбираются в зависимости от типа компании и численности ее персонала. Но есть общие советы, которые будут полезны и руководителям, и рядовым сотрудникам. Итак:
1. Работайте быстрее.
Вырабатывайте привычку спешить. Привыкайте все время действовать. Двигайтесь быстрее;
2. Работайте упорнее.
Нужно тратить на работу больше времени. Работая больше, будете успевать больше;
3. Работайте совместно с другими людьми.
Объединяйтесь для сотрудничества. Передавайте часть своих задач другим, делегируйте полномочия;
4. Убирайте лишние этапы.
Уменьшайте количество шагов и людей, необходимых для выполнения задачи;
5. Делайте то, что у вас лучше всего получается.
Чем больше вы занимаетесь тем, что умеете лучше всего, тем больше успеете;
6. Объединяйте задачи.
Выполняйте однотипные задачи вместе;
7. Совершенствуйтесь в выполнении своих основных задач.
Учитесь делать самые важные задачи как можно лучше.
- 80% работы выполняется за 20% рабочего времени
- 10% времени, потраченного на планирование, сэкономят 90% времени.
Свежие комментарии